GDPR för Svenska OCD-Förbundet

Vi är måna om att du ska känna dig trygg i dina kontakter med oss i OCD förbundet och våra föreningar. Därför vill vi berätta att vi kontrollerat att vår hantering av personuppgifter är anpassad till den skärpta dataskyddsförordningen (GDPR) som börjar gälla i hela EU den 25 maj 2018. Alla föreningar med eget organisationsnummer måste ha full koll på alla förteckningar och sammanhang där levande personer nämns faktiskt i såväl elektroniskt som i pappersform. Vi registrerar endast medlemmar, stödjande medlemmar, prenumeranter, beställare på vår webbshop, uppdragstagare etc.

Mer information kan du läsa på: www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/.

 

Q/A för GDPR

För våra medlemmars säkerhet ser vi alltid till att sköta personuppgifter med största diskretion och säkerhet. Här följer ett kort Q/A

Vilka typer av personuppgifter har vi?
Vi tar in personuppgifter från våra medlemmar i form av namn, adress, e-postadress. Detta för att kunna skicka ut information, tidningen och beställda varor ur vår webbshop.

Tar ni in Personnummer?
Det är oftast inte obligatoriskt för våra medlemmar att ange sitt personnummer, förutom i specifika fall.

Vid sommarlägren är detta ett krav från de folkhögskolor på vilka lägren hålls, för att de ska kunna söka medel från SPSM (Specialpedagogiska skolmyndigheten), medel som innebär att ett rabatterat boende kan erbjudas lägerdeltagarna.

Behöver ni bankuppgifter?
I de fall vi ska betala ut pengar till någon för utfört uppdrag tar vi även in bankuppgifter.

Hur länge lagrar vi personuppgifter?
Vi lagrar informationen i tre år efter att medlemmen har avslutat sitt medlemskap. Man kan när som helst höra av sig till info@ocdforbundet.se om man vill att vi raderar personuppgifterna.

Vem har tillgång till Personuppgifterna?
Det är bara personuppgiftsansvarig som har tillgång till dina personuppgifter. Vi delar inte ut personuppgifter till en tredje part om vi inte måste enligt lag (exempelvis bokföringslagen).

Hur sköter ni ert dataskydd och e-post?
Vi använder oss av tillbörligt virusskydd samt brandvägg. Mejl från medlemmar raderas med jämna mellanrum och visas eller vidarebefordras aldrig till obehöriga.

 

De personuppgifter vi samlar in är i endast sådana som du själv uppger till oss (som adress, telefonnummer, år du blivit medlem, om du betalt medlemsavgiften, vilken förening du tillhör, om du är huvudmedlem eller familjemedlem etc.) när du exempelvis registrerar dig som medlem via någon av våra kanaler. Det är en fördel om vi har ditt födelsedatum eftersom vi har ungdomsmedlemskap upp till 25 år och ofta olika evenemang för olika åldersgrupper. Det kan även vara information du uppgivit på närvarolistor eller i mejl till förbundet eller din förening. Om någon även erhåller ersättning lagrar vi ändamål, belopp och bankuppgifter. Vi lagrar informationen i tre år efter att medlemmen har avslutat sitt medlemskap. Man kan när som helst höra av sig till oss om man vill att vi raderar personuppgifterna.

Vi har en medlemsdatabas som för närvarande endast kansliet kommer åt. På sikt avses en person i varje förening kunna komma åt uppgifter om de medlemmar som hör till deras förening. Skälet är förstås att kunna bjuda in till föredrag, medlemsaktiviteter etc. Självfallet har vi några e-postlistor till medlemmar, till styrelser och olika utsedda kontaktpersoner. Dessa uppdateras och inaktuella namn tas bort.

Vi använder således dina personuppgifter för att kunna skicka nyhetsbrev, förbundstidningen Nytt om OCD, den årliga medlemsavgiften, olika inbjudningar och annan information till dig. Både centralt och för våra olika föreningar. Vi delar inte dina personuppgifter med andra. De stannar hos oss, utom om vi har avtal med en tredje part som upprätthåller samma skyddsnivå som vi. Exempel på sådan part kan vara företag som förmedlar betalningar, trycker och skickar vårt kommunikationsmaterial eller på annat sätt är viktiga för vår verksamhet.

Självklart garanterar vi att ingen obehörig får ta del av dina uppgifter. Den nya dataskydds-förordningen reglerar även hur vi sparar dina uppgifter och hur vi kan garantera att ingen annan kan komma åt dem. För oss är det självklart, men det är viktigt att berätta, att vi aldrig kommer att sälja det vi vet till tredje part.

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig i våra register, att få dem rättade eller raderade och du kan säga nej till kommunikation från oss.

Vilka är vi som engagerar oss i förbund och föreningar?
Du skall veta att vi är knappt ett hundratal personer med egen erfarenhet eller som anhörig till någon med OCD, vi arbetar helt ideellt, i förbundsstyrelsen eller i de lokala styrelserna och vi måste arbeta så effektivt som möjligt för att kunna ge en bra service till våra medlemmar men vi jobbar även mot myndigheter, kommun, landsting etc. Av dessa jobbar fn ca 1.3 som anställda personer på förbundskansliet och ett par personer på de två största föreningarna vilket är oerhört lite. Därför måste vi i maximal utsträckning kunna jobba effektivt med hjälp av databaser, e-handel, e-post etc. Därför uppskattar vi stort om vi får din e-postadress och ditt mobilnummer så kan vi sända SMS etc.

 

Har du några frågor, hör av det med mejl till info@ocdforbundet.se